在日常的工作和生活中，告知函是一种常见的书面沟通工具，用于传达信息或通知相关方某项事宜。无论是企业内部的通知，还是对外部客户的说明，一封规范的告知函都能有效传递信息并维护良好的沟通关系。本文将详细介绍告知函的基本格式及其撰写要点。

一、告知函的基本格式

1. 标题

在文档的顶部居中位置书写标题“告知函”，字体可适当加粗，以突出主题。

2. 称呼

根据收件人的身份，在标题下方空一行后写上称呼语。如果是正式场合，建议使用“尊敬的XX公司”或“敬启者”等礼貌用词；若为个人，则可以直接写出姓名或称谓。

3. 正文

正文是告知函的核心部分，通常包括以下

- 开头简明扼要地表明发函目的；

- 中间详细阐述具体事项，如时间、地点、事件背景等；

- 结尾提出希望对方采取的行动或表达感谢之意。

4. 落款

在正文结束后，另起一行标明发函单位名称（如果是个人，则填写姓名），并在右下角签署日期。

二、告知函的写作技巧

- 语言简洁明了

避免冗长复杂的句子结构，确保每句话都能清晰表达意图。同时注意措辞得体，避免使用可能引起误解的专业术语。

- 条理分明

将信息按照逻辑顺序排列，便于读者快速理解。可以采用分段叙述的方式，每个段落集中讨论一个主题。

- 注重礼仪

即使是在较为正式的场合下，也应保持谦逊友好的态度。开头和结尾处可以加入一些礼节性的词汇，如“特此告知”、“敬请查收”等。

- 检查校对

完成初稿后务必仔细检查拼写、语法错误以及数据准确性等问题。必要时可以让同事帮忙审阅，以便发现潜在的问题。

三、示例模板

以下是一个简单的告知函模板供参考：

```plaintext

告知函

尊敬的客户：

您好！

感谢您长期以来对我们公司的支持与信任。现因业务调整需要，我司将于2023年10月1日起搬迁至新的办公地址。新址位于XX市XX区XX路XX号。搬迁期间可能会给您带来不便，对此我们深表歉意，并诚挚邀请您继续关注和支持我们的服务。

如有任何疑问，请随时联系客服热线：XXX-XXXX-XXXX。我们将竭诚为您服务。

特此告知，谢谢！

发函单位：XXX有限公司

日期：2023年9月15日

```

通过以上介绍可以看出，编写一封合格的告知函并不复杂，只要遵循基本格式并结合实际情况灵活调整即可。希望大家能够在实践中不断总结经验，提高自己的写作水平！