为了更好地管理和保护毕业生的个人档案，确保档案信息的完整性和安全性，特制定本毕业生档案管理制度。本制度适用于所有涉及毕业生档案管理的部门和个人。

一、档案接收与整理

1. 毕业生档案的接收应严格按照学校相关规定执行，确保档案材料齐全且无遗漏。

2. 对收到的档案进行分类整理，按照学号或姓名建立详细的档案目录，便于后续查阅和管理。

3. 确保档案材料的真实性和准确性，对于发现的问题应及时与相关部门沟通解决。

二、档案存储与安全

1. 档案应存放在专用的档案室中，环境需保持干燥、通风良好，避免潮湿和虫害。

2. 采用专业的档案柜存放档案，定期检查档案柜的安全性，确保档案不被损坏或丢失。

3. 建立严格的档案借阅制度，借阅档案需登记备案，归还时需核对确认无误。

三、档案使用与查询

1. 档案仅限于合法用途使用，任何单位和个人不得擅自复制或传播档案内容。

2. 需要查询档案的人员，必须经过授权并填写申请表，经批准后方可查阅。

3. 查询过程中，工作人员需全程陪同，防止档案资料被篡改或带离档案室。

四、档案销毁与更新

1. 对于超过保存期限且无保存价值的档案，应按规定程序进行销毁处理，并做好记录。

2. 定期对档案进行更新维护，及时补充新的档案材料，保证档案内容的时效性和完整性。

3. 销毁档案时应有两人以上在场监督，确保销毁过程公开透明。

五、责任与监督

1. 各级管理人员需明确自身职责，严格遵守档案管理制度，确保档案管理工作规范有序。

2. 设立专门的监督机构，定期检查档案管理工作的执行情况，发现问题及时整改。

3. 加强员工培训，提高档案管理意识和服务水平，营造良好的档案管理氛围。

通过以上措施，我们希望可以有效提升毕业生档案管理的质量和效率，为毕业生提供更加便捷高效的服务。同时，也希望通过大家共同努力，共同维护好每一位毕业生的合法权益。