供应商扣款联络函

尊敬的[供应商名称]：

您好！

感谢贵公司在过去的合作中给予我们的大力支持与配合。为了进一步优化供应链管理，确保双方合作的顺利进行，现就近期发现的部分商品质量问题及相应处理措施向贵公司发出此份联络函。

根据我司质检部门的最新检测结果，发现贵公司供应的部分批次产品存在质量瑕疵。此类问题已经影响到我方客户的正常使用，并导致一定的经济损失。为维护双方的合法权益，我司决定对相关批次产品的采购金额进行适当扣减，具体金额为人民币[具体金额]元。

此次扣款是基于合同条款中关于产品质量保障的相关约定执行的，旨在补偿因质量问题给我司造成的实际损失。同时，这也是为了督促贵公司更加重视产品质量控制，共同提升供应链的整体水平。

为此，希望贵公司能够尽快核实上述情况，并在收到本函后五个工作日内以书面形式回复是否接受此处理方案。如对扣款金额或处理方式有异议，请详细说明理由并提出具体的解决方案。

此外，为进一步加强合作，避免类似问题再次发生，建议贵公司采取以下改进措施：

- 加强生产过程中的质量监控；

- 定期对生产设备和工艺流程进行检查与升级；

- 增设第三方独立检测环节，确保每一批次产品的合格率。

我们非常重视与贵公司的长期合作关系，并相信通过双方的共同努力，一定能够克服当前遇到的困难，实现共赢发展。期待贵公司积极回应，并与我司保持密切沟通。

如有任何疑问或需要进一步协商，请随时与我司采购部联系。联系方式如下：

电话：[联系电话]

邮箱：[联系邮箱]

再次感谢贵公司的理解与支持！

此致

敬礼

[公司名称]

[日期]

请注意，以上内容仅为示例性质，具体细节需根据实际情况调整。希望这份联络函能满足您的需求！