为了规范公司内部文件和外部信函的收发与传递流程，确保信息传递的及时性、准确性和安全性，特制定本管理制度。本制度适用于公司各部门在日常工作中涉及的所有文件及信函的处理。

一、文件收发管理

1. 接收环节

所有外来文件必须由指定的收件人签收，并记录在《文件收发登记表》中。签收时需检查文件是否完整无损，如发现缺页或损坏，应立即通知发送方并记录情况。

2. 分发环节

收到的文件应及时分发给相关责任人或部门。对于紧急文件，应优先处理并在第一时间送达相关人员手中。分发完成后，需更新《文件收发登记表》，以备后续查询。

3. 存档管理

重要的文件应按照类别归档保存，便于日后查阅。电子版文件需上传至公司文档管理系统，并设置访问权限，防止未经授权的人员查看。

二、信函传递管理

1. 发送环节

内部信函的撰写应遵循简洁明了的原则，避免冗长复杂的表述。信函发出前，需经过部门负责人审核，确保内容准确无误。对外部信函，需加盖公章后方可寄出。

2. 投递方式

根据信函的重要程度选择合适的投递方式。一般信函可通过普通邮寄，重要信函建议使用快递服务，同时保留寄件凭证以便追踪。

3. 接收反馈

对于需要对方回复的信函，应在规定时间内跟进回复情况。若未收到回复，应及时联系对方确认信函是否已收到。

三、保密措施

1. 信息保密

涉及敏感信息的文件和信函应严格控制知悉范围，非相关人员不得接触。涉密文件的传递需采用加密手段或专人专送的方式进行。

2. 设备安全

使用电子设备处理文件时，应注意网络安全，定期更新杀毒软件，防止信息泄露。对于存储有重要数据的设备，应设置强密码保护。

四、监督检查

1. 定期检查

公司将不定期对各部门的文件和信函管理情况进行抽查，发现问题及时整改。

2. 奖惩机制

对严格执行本制度的部门和个人给予表彰奖励；对违反制度的行为，视情节轻重予以批评教育或处罚。

通过以上措施，我们期望能够建立起一套高效、有序的文件和信函管理体系，为公司的正常运营提供有力保障。各部门应严格按照本制度执行，共同维护良好的办公秩序。

此管理制度旨在提升工作效率，同时兼顾灵活性与实际操作性，希望每位员工都能积极参与并遵守相关规定。