在日常的行政管理与人事工作中，商调函是一种常见的公文形式，主要用于单位之间就人员调动、信息核实或档案调取等事项进行正式沟通。正确撰写商调函，不仅有助于提高工作效率，还能体现出单位的专业性和规范性。

一、什么是商调函？

商调函，全称为“商请调档函”或“商调人员函”，是机关、企事业单位在需要调取他人人事档案、工作经历、学历证明等资料时，向相关单位发出的正式公函。其核心目的是通过正式渠道获取所需信息，确保内容的真实性和合法性。

二、商调函的基本结构

一份标准的商调函通常包括以下几个部分：

1. 标题

明确、简洁地表明函件性质，如“商调函”。

2. 收文单位名称

写明接收该函件的单位全称，如“XX单位人事科”。

3. 正文内容

包括以下几项：

- 情况说明：简要说明商调的原因。

- 被调人基本信息：姓名、性别、出生年月、身份证号、原单位等。

- 调取明确需要调取的材料，如档案、工作履历、学历证明等。

- 联系方式：提供联系人及电话，方便对方回复。

4. 结尾语

常用表达如“请予以支持为盼”、“特此函达，盼复为荷”等。

5. 发函单位信息

包括单位名称、地址、联系电话、联系人等。

6. 落款与日期

单位公章、负责人签字及出具日期。

三、商调函写作注意事项

1. 语言简洁明了

商调函属于正式公文，应使用规范、正式的语言，避免口语化表达。

2. 信息准确无误

所有涉及被调人的个人信息必须真实、准确，防止因错误信息导致沟通不畅。

3. 格式规范统一

遵循公文格式要求，保持整体结构清晰、条理分明。

4. 注意保密原则

在调取个人档案等敏感信息时，应遵守相关法律法规，确保信息安全。

四、商调函范文参考

商调函

XX单位人事科：

我单位现拟对XXX同志进行岗位调整，需调阅其人事档案及相关资料。该同志基本情况如下：

姓名：XXX

性别：X

出生年月：XXXX年XX月

身份证号：XXXXXXXXXXXXXXXXXX

原工作单位：XXX单位

请贵单位协助提供以下材料：

1. 人事档案；

2. 工作履历表；

3. 学历证明等相关资料。

如有疑问，请随时与我单位联系。联系人：张XX，联系电话：XXXX-XXXXXXXX。

感谢贵单位的支持与配合！

此致

敬礼！

XX单位（盖章）

联系人：张XX

联系电话：XXXX-XXXXXXXX

日期：2025年X月X日

五、结语

商调函虽为一种常规性公文，但其在实际工作中的作用不可小觑。无论是人事变动还是档案管理，一份规范、严谨的商调函都能有效提升沟通效率，减少不必要的误会和延误。因此，掌握正确的商调函写作方法，是每一位从事行政或人事工作的人员必备的技能之一。