【产品销售记录管理制度】为规范公司产品销售过程中的信息管理，确保销售数据的准确性、完整性和可追溯性，提升销售管理水平和运营效率，特制定本《产品销售记录管理制度》。该制度适用于公司所有与产品销售相关的业务活动，包括但不限于订单处理、发货管理、客户信息维护及销售数据分析等环节。

一、适用范围

本制度适用于公司内部所有涉及产品销售的部门及人员，包括销售部、仓储部、财务部及相关支持部门。所有销售人员、仓库管理人员及相关部门员工均应严格遵守本制度的要求。

二、销售记录的内容要求

1. 客户基本信息：包括客户名称、联系方式、地址、统一社会信用代码（如适用）等。

2. 产品信息：包括产品名称、规格型号、数量、单价、总金额等。

3. 交易时间：具体下单日期、发货日期及完成日期。

4. 订单状态：如“已确认”、“已发货”、“已完成”或“已取消”等。

5. 付款情况：包括付款方式、支付时间、是否到账等。

6. 其他备注信息：如特殊要求、运输方式、售后服务安排等。

三、记录方式与保存要求

1. 所有销售记录必须通过公司指定的系统平台进行录入，确保数据的集中管理和实时更新。

2. 各部门需在完成相关业务后及时填写并提交销售记录，不得延迟或遗漏。

3. 销售记录应按照年份和月份进行分类归档，电子版与纸质版应保持一致，便于查阅和审计。

4. 重要销售数据应定期备份，防止因系统故障或人为操作失误造成数据丢失。

四、责任分工

1. 销售部门：负责销售订单的录入、客户信息的维护及销售数据的初审。

2. 仓储部门：负责发货信息的确认与记录，确保发货与订单信息一致。

3. 财务部门：负责核对销售款项的到账情况，并与销售记录进行比对。

4. 信息管理部门：负责系统维护与数据安全，确保销售记录系统的正常运行。

五、监督与考核

1. 公司将定期对销售记录的完整性、准确性和及时性进行检查，发现问题及时整改。

2. 对于未按规定执行销售记录工作的部门或个人，将根据公司相关规定进行通报批评或处罚。

3. 销售记录管理情况将纳入各部门及员工的绩效考核体系，作为评优评先的重要依据之一。

六、附则

1. 本制度自发布之日起施行，由公司销售管理部门负责解释和修订。

2. 在执行过程中如遇特殊情况或新问题，应及时上报并提出修改建议。

3. 本制度的最终解释权归公司管理层所有。

通过严格执行本制度，公司将有效提升销售管理的规范性和透明度，为企业的持续发展提供坚实的数据支持和管理保障。