【书面告知函格式范本】在日常工作中，书面告知函是一种常见的正式沟通方式，用于向相关方传达重要信息、通知事项或提出建议。为了确保内容清晰、结构规范，以下提供一份“书面告知函格式范本”，并结合实际应用场景进行总结说明。
一、书面告知函的定义与用途
书面告知函是指通过书面形式向特定对象传达信息的一种正式文件，通常用于企业、机构或个人之间传递通知、提醒、声明等。其特点是内容明确、语气正式、格式规范，具有一定的法律效力和参考价值。
常见用途包括：
- 通知合同变更
- 告知违约行为
- 提醒付款或履约
- 说明政策调整
- 发布重要公告
二、书面告知函的基本格式
以下为一份标准的书面告知函格式范本：
| 项目 | 内容说明 |
| 标题 | 书面告知函 |
| 收件人 | 明确收件单位或个人名称 |
| 发件人 | 发函单位或个人名称 |
| 日期 | 函件发出的具体日期 |
| 正文 | 包括告知事项、依据、要求及联系方式等 |
| 签名/盖章 | 发函人签名或单位公章 |
| 附件（如有） | 随函附上的相关材料清单 |
三、书面告知函写作要点
1. 标题明确：使用“书面告知函”作为标题，避免歧义。
2. 称呼准确：根据收件人身份选择合适的称谓，如“尊敬的XX公司”、“尊敬的XX先生/女士”。
3. 内容简明：用词准确、逻辑清晰，避免冗长。
4. 语气得体：保持正式、客观，必要时可适当强调重要性。
5. 信息完整：包括时间、地点、事由、处理建议等关键信息。
6. 留有余地：在必要时可注明“请于X日内回复”或“如有异议，请及时联系”。
四、示例文本（简化版）
书面告知函
尊敬的XX公司：
您好！
根据我司与贵司签订的《XXX合作协议》（编号：XXXX），现就贵司未按时支付第二期款项一事，特此书面告知如下：
1. 贵司应于2025年3月10日前支付人民币XX万元；
2. 截至目前，尚未收到相关款项；
3. 请贵司尽快完成支付，以免影响后续合作。
如对上述内容有疑问，请于收到本函后3个工作日内与我司联系。
感谢配合！
此致
敬礼！
发函单位：XXX公司
联系人：张XX
联系电话：12345678901
日期：2025年4月5日
五、注意事项
| 事项 | 注意点 |
| 时效性 | 明确告知期限，避免模糊表述 |
| 法律效力 | 若涉及重大事项，建议加盖公章 |
| 保留记录 | 建议发送后保留副本及签收证明 |
| 语言风格 | 保持专业、简洁、客观 |
通过以上格式和内容说明，可以有效提升书面告知函的专业性和实用性。在实际应用中，可根据具体场景灵活调整内容与结构，以确保信息传达的准确性和有效性。
以上就是【书面告知函格式范本】相关内容，希望对您有所帮助。
