在现代企业管理中，资料管理是一项基础而关键的工作。无论是企业内部的日常运营，还是对外的业务往来，资料的整理、保存与使用都直接影响到工作效率和决策质量。为此，制定一套科学、规范的资料管理规程，是确保信息有序流动、保障数据安全的重要手段。

本规程旨在明确资料管理的基本原则、操作流程及责任分工，以提升资料管理的整体水平，促进信息资源的有效利用。适用于公司内部所有部门及相关人员，在资料的收集、分类、存储、调用、归档、销毁等各个环节中均应严格遵守本规程。

一、资料分类与标识

各类资料应根据其性质、用途和重要性进行分类管理。常见的分类包括：行政类、财务类、人事类、技术类、项目类、合同类等。每类资料应设置统一的编号规则，并在文件或电子文档中明确标注来源、内容摘要、生成日期等关键信息，便于检索与追溯。

二、资料存储与保管

纸质资料应按照类别集中存放于专用档案柜或资料室，确保环境干燥、通风良好，防止受潮、虫蛀等问题。电子资料则应建立统一的存储系统，采用分级目录结构，设置访问权限，确保信息安全。同时，定期备份重要数据，防止因设备故障或意外情况导致信息丢失。

三、资料调用与使用

资料的调用应遵循“谁需要、谁申请、谁负责”的原则。使用人需填写资料调用单，经相关负责人审批后方可获取。对于涉及机密或敏感信息的资料，必须严格控制访问范围，严禁擅自复制、外传或泄露。

四、资料归档与更新

各部门应定期对所辖资料进行整理与归档，确保资料的完整性和时效性。对于已失效或不再使用的资料，应按规定程序进行清理或销毁，并做好记录备案。同时，应及时更新资料内容，确保信息准确无误。

五、资料销毁与处置

资料销毁前须由相关部门审核确认，确保无保留价值后再行处理。纸质资料应通过碎纸机或专业机构进行销毁；电子资料则应彻底删除并清空回收站，必要时可采用数据擦除工具进行处理，防止信息被恢复。

六、责任与监督

各部门负责人应切实履行资料管理职责，确保本部门资料管理工作落实到位。公司应设立专门的资料管理部门或指定专人负责监督执行情况，定期开展检查与评估，发现问题及时整改，持续优化管理流程。

资料管理不仅是企业日常运营的基础保障，更是推动组织高效运作和长远发展的关键环节。通过建立健全的资料管理制度，能够有效提升信息利用率，降低管理风险，为企业创造更大的价值。